| Тип документа | Срок хранения | Особенности |
| Финансовые документы | 5 лет | Налоговый кодекс РФ |
| Кадровые документы | 75 лет | Трудовые книжки |
| Договоры | 5 лет после истечения | ГК РФ |
| Личные документы | Бессрочно | Паспорта, свидетельства |
- Архивные коробки с маркировкой
- Папки с разделителями
- Сейфы для важных документов
- Специальные помещения с контролем влажности
- Облачные сервисы с шифрованием
- Локальные серверы с резервным копированием
- Внешние жесткие диски
- Системы электронного документооборота
| Метод | Описание | Применение |
| Хронологический | По датам создания | Бухгалтерские документы |
| Тематический | По видам документов | Договоры, акты |
| Алфавитный | По наименованиям | Личные дела |
- Температура: 15-20°C
- Влажность: 40-60%
- Защита от прямого солнечного света
- Отсутствие пыли и насекомых
- Противопожарная безопасность
- Составление акта на уничтожение
- Проверка истечения сроков хранения
- Выбор способа уничтожения (шредирование, сжигание)
- Фиксация факта уничтожения
- Системы распознавания текста (OCR)
- Электронные подписи
- Автоматическая индексация
- Поиск по содержимому
- Версионность документов
| Тип документа | Меры защиты |
| Персональные данные | Шифрование, доступ по паролю |
| Коммерческая тайна | Ограниченный доступ, журнал учета |
| Юридически значимые документы | Нотариальное заверение копий |
Грамотная организация хранения документов позволяет обеспечить их сохранность, быстрый поиск и соблюдение законодательных требований.
